OffiSIR

OffiSIR est un logiciel d’avant-garde pour la gestion des rapports d’événements sécurité qui vous assiste dans la composition de vos rapports. Très facile à personnaliser et à utiliser, OffiSIR permet une opération complètement sans papier.

OffiSIR vous permet d’enregistrer toutes les données pertinentes, de consigner les documents témoins pour ainsi mémoriser tous les faits, les archiver et les trier afin de les éditer selon vos besoins du moment.

OffiSIR est convivial, adaptatif et sûr. Il garanti la confidentialité et l’intégrité des données ainsi que le suivi et la traçabilité des activités.

OffiSIR est conforme aux exigences de la CSST pour le «Registre des incidents».

OffiSIR s’utilise pour gérer les événements sécurité suivants :Les Rapports d’incidents;Le Journal quotidien;L’Enregistrement des visiteurs.

Nous utilisons le terme événement sécurité mais OffiSIR peut être utilisé dans plusieurs secteurs d’activités puisque les événements sont spécifiés par l’utilisateur. Des secteurs d’activités tels que

  • Immobilier
  • Institutionnel
  • Commercial
  • Industriel
  • Utilité publique (électricité, eau, gaz et télécom.)
  • Centre hospitalier
  • Service de police, d’incendie et agence de sécurité
  • Établissement correctionnel
  • Organisme gouvernemental et ville
  • Port, aéroport et gare
  • Route et chemin de fer

Rapports d’incident

Les incidents sont définis par l’utilisateur par Types regroupés par Classes telles que:

  • Sûreté 
  • Sécurité 
  • Santé et sécurité au travail
  • Entretien
  • Procédé
  • Assistance
  • Performance
  • Effraction
  • Objet perdu/trouvé
  • Plainte de client
  • Anomalie de fonctionnement.

L’incident est numéroté automatiquement dans un format configurable, le numéro est unique. La rédaction du Rapport d’incident se fait dans le logiciel Microsoft Word selon des formulaires définis par Classe et des gabarits définis par Type.

Vous pouvez joindre des documents informatiques à un Rapport d’incident afin de bien préciser l’incident. Ces documents peuvent être :

  • Photos
  • Extraits vidéo
  • Extraits audio
  • Rapports de police, constats amiables, manuscrits et rapports écrits digitalisés
  • Documents courts ou longs
  • Tout autre dossier informatique. 

Les documents associés sont encryptés puis sauvegardés dans le répertoire Documents liés sur un serveur sécurisé par les services informatiques.

La sécurité d’accès au logiciel OffiSIR s’effectue par nom d’usager avec mot de passe. Les privilèges sont établis par Groupes d’usagers en lecture et en écriture configurés par Classe d’incidents et par Site ainsi que par Type d’Action. Une configuration de base à cinq niveaux de sécurité est programmée dans le logiciel, cette configuration peut toutefois être adaptée aux besoins par l’utilisateur.

Il est possible d’adjoindre des personnes à un Rapport d’incident et de rattacher plusieurs Rapports d’incidents entre eux. Vous pouvez générer un Rapport d’incident en format PDF et le transmettre facilement par courriel aux gens concernés avec ou sans les Documents associés.


Toutes les versions d’un Rapport d’incident sont conservées dans la base de données. Il est possible de les consulter avec la fonction Historique. Il est impossible d’effacer une version d’un Rapport d’incident et cela afin d’assurer l’intégrité des données.


Vous pouvez effectuer des recherches et produire des statistiques et des rapports sur les incidents en utilisant toute la puissance de la base de données SQL.

Journal quotidien

Les actions routinières quotidiennes sont définies par Type, elles sont enregistrées dans le Journal quotidien. Nous employons le terme Journal quotidien mais le journal peut être ouvert pour n’importe quel période. Ce peut être par quart de travail, par jour, par semaine, par mois ou autre.

Le Journal quotidien est numéroté automatiquement dans un format configurable, le numéro est unique. De plus, chaque Action du journal est automatiquement numérotée dans un format prédéfini débutant à un au début de chaque journal.

Il est possible de modifier certaines données des Actions tant que le journal est ouvert tout en conservant l’intégrité de la numérotation et de la chronologie des Actions. Mais dès que le journal est fermé, il est impossible de modifier quoique ce soit. On peut seulement consulter le journal et cela afin d’assurer l’intégrité des données.

Vous pouvez rattacher un Rapport d’incident existant à une Action ou en créer un nouveau à partir d’une Action.

Il est possible d’effectuer des recherches et de produire des statistiques et des rapports sur les Actions en utilisant toute la puissance de la base de données SQL.

Enregistrement des visiteurs

OffiSIR vous permet de planifier les rendez-vous via une interface WEB comprenant les informations pertinentes sur la réunion prévue tel que : nom des visiteurs, raison, heure d’arrivée et de départ prévue et autres. Les visiteurs attendus sont affichés dans un tableau montrant une plage de ±24 heures.

La liste des visiteurs est indépendante de la liste des personnes de OffiSIR, il est possible de placer des noms sur une liste noire (indésirables).

La procédure à l’arrivée du visiteur est configurable selon les besoins de l’utilisateur, entre autre, vous pouvez:

  • Faire signer le visiteur
  • Faire signer la personne qui reçoit;
  • Prendre une photo du visiteur
  • Enregistrer une pièce d’identité du visiteur et capturer ce document en format PDF
  • Émettre et imprimer une étiquette de visiteur ou enregistrer un numéro de carte de visiteur.

Un tableau montre les visiteurs présents à l’intérieur avec l’heure de sortie prévue.

La procédure à la sortie du visiteur est configurable selon les besoins de l’utilisateur, entre autre, vous pouvez:

  • Faire signer le visiteur
  • Faire signer la personne qui l’a reçu
  • Enregistrer la remise de la pièce d’identité du visiteur reçue à l’arrivée
  • Enregistrer la remise de l’étiquette de visiteur émise à l’arrivée ou enregistrer le retour de la carte de visiteur.

Un tableau montre les rendez-vous, il contient le nom des visiteurs, les personnes visitées, l’heure d’arrivée prévue et réelle ainsi que l’heure de départ prévue et réelle.

Il est possible d’effectuer des recherches et de produire des statistiques et des rapports sur les rendez-vous et les visiteurs en utilisant toute la puissance de la base de données SQL.

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