SimpleK: Key Control

Contrôle des clefs

Le contrôle des clefs est votre première ligne de défense. Les clefs et serrures mécaniques sont encore les plus répandues et représentent la première étape dans la sécurisation de vos immeubles. En bref, le contrôle des clefs est :

  • des serrures et clefs haute-sécurité, ne pouvant être reproduites par des personnes non-autorisées
  • une connaissance des équipements installés et de leurs localisations
  • une connaissance des clefs et systèmes à clefs maîtresses utilisés
  • une connaissance de tous les exemplaires de clef et de leurs états (prêté, entreposé, sur un trousseau, etc.)
  • une connaissance des détenteurs de clefs

Ainsi, le contrôle des clefs pour de grandes institutions comprenant plusieurs immeubles et systèmes représente un défi de taille. Pour réussir, vous aurez besoin d’une solide politique de contrôle et d'une méthode de gestion rigoureuse. SimpleK offre une solution idéale pour enregistrer et partager toute l’information de serrurerie de façon sécuritaire, ainsi qu’enregistrer les transactions quotidiennes et fournir des rapports détaillés.

Équipements installés et localisation

  • Avez-vous un inventaire détaillé de vos immeubles, portes et quincailleries?
  • Pouvez-vous rapidement identifier toutes les clefs opérant une porte sélectionnée et qui a accès?

Utilisez SimpleK pour conserver les enregistrements relatifs à vos immeubles, portes, clefs associées, quincailleries, etc. Plusieurs champs sont disponibles et vous pouvez lier des documents tels que des photos ou fichiers PDF.

Si vous avez déjà certaines données numériques (csv, tableur, base de données, etc), des outils sont disponibles afin de les transférer directement à votre base de données SimpleK.

Si vous devez faire de relevés sur le terrains, SimpleK offre aussi des gabarits tel que le « relevé de portes » facilitant les processus d’entrée de données.

De plus, vous pouvez intégrer vos plans d’étage avec icônes de porte donnant un accès rapide à l’information détaillée et localisation précise.

Clefs et systèmes à clefs maîtresses

  • Comment vos systèmes à clefs maîtresses sont-ils structurés ? À quels immeubles et départements donnent-ils accès ? Comment pouvez-vous en gérer l’expansion ?
  • Avez-vous la liste complète des clefs et combinaisons ? Savez-vous exactement quelles clefs opèrent quelles serrures?

Avec SimpleK vous pouvez gérer toute l’information relative aux systèmes et clefs, structure (organigramme, arborescence), niveau de cléage, combinaisons, fonctions, types, no. de crochet, cylindres associés et portes, no. de séquence des exemplaires, données historiques, etc.

Les listes de clefs et combinaisons peuvent être importées à l’aide des gabarits personnalisables disponibles.

Exemplaires de clef

  • Combien d’exemplaire de chaque clef existe-t-il? Où se trouvent ces exemplaires : prêtés, entreposés, sur des trousseaux, etc.? Combien ont-été perdus?
  • Qui sont les détenteurs? Quels exemplaires doivent être retournés sous peu et quels sont passés dû?

En identifiant chaque exemplaire avec un numéro de séquence unique (peut être généré automatiquement par SimpleK et est configurable par système) et en enregistrant toutes les transactions (émissions, retours, pertes, etc.), vous aurez une connaissance précise des personnes ayant accès à vos immeubles.

Les listes de personnes et exemplaires distribués peuvent être importées à l’aide des gabarits personnalisables disponibles. Pour les enregistrements de personne, par exemple, il est aussi possible d’implémenter une interface avec une autre base de données source afin d’obtenir un transfert périodique automatisé.

Prêts et retours

Un obstacle important à l’intégrité des enregistrements est le nombre élevé de transactions quotidiennes et de personnes impliquées. SimpleK s’intègre facilement à vos processus et vous présente plusieurs façons d’effectuer les transactions de prêts, retours, modification, etc. Par exemple, dans un environnement multi-utilisateurs, le commis enregistrant la transaction peut utiliser l’assistant de remise de clefs pour enregistrer la transaction, prendre la signature du détenteur, générer le formulaire de prêt et l’imprimer ou le transmettre automatiquement par courriel. D’autres outils sont disponibles pour préparer les exemplaires, enregistrer leur retour, effectuer des audits, etc.

Gestion des dépôts et remboursements

SimpleK possède des fonctions intégrées pour la gestion des dépôts, frais et remboursements. Par exemple, un dépôt peut être automatiquement requis selon le type de clef ou de détenteur. Les frais de clef perdue chargés peuvent aussi être comptabilisés. Les remboursements peuvent être effectués avec reçus générés. Toutes ces transactions sont aussi conservées en historique et de multiples rapports peuvent être produits.

Rapports et historique

Une force prédominante d’une base de données relationnelle par rapport à un tableur ou fiches manuscrites est la possibilité d’effectuer rapidement des requêtes croisées. Par exemple, vous pouvez rapidement obtenir le rapport des personnes ayant accès à une porte sélectionné; SimpleK cherchera la liste de toutes les clefs opérant la serrure de cette porte (régulières, maîtresses, croisées), puis, tous les exemplaires de ces clefs et, enfin, les détenteurs de ces exemplaires ou trousseaux qui seront affichés dans un rapport clair, prêt à être imprimé, exporté au format xls, pdf, transmis par courriel, etc. Plusieurs autres rapports sont disponibles par systèmes, clefs, exemplaires, date de retour prévu, immeubles, détenteurs, porte, quincailleries, etc.

Tandis que la base données vous présente l’information actuelle, l’historique conserve les transactions passées telles que les prêts, retours, changement de serrure, requêtes, etc. Vous pouvez effectuer plusieurs types de recherche et rapports avec l’historique.

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